Politique de confidentialité

Cette politique explique ce qu’invoiso collecte, pourquoi nous l’utilisons, quelles sociétés le reçoivent, combien de temps c’est conservé, et les choix et droits dont vous disposez. Elle couvre le site public, le générateur de factures sans compte, les espaces connectés et les documents envoyés à des signataires.

En bref

• Sans compte, le contenu de votre facture reste dans votre navigateur. Visiter le site crée tout de même une requête d’hébergement ordinaire et les mesures limitées décrites ci-dessous.
• Avec un compte, vos enregistrements sont stockés sur nos serveurs pour fonctionner d’un appareil à l’autre et pour que l’assistant puisse répondre à des questions à leur sujet.
• Certaines fonctionnalités envoient vos données à d’autres sociétés pour fonctionner du tout — lire un document l’envoie à un fournisseur de modèle, connecter une boîte mail nous permet de lire cette boîte, envoyer une facture électronique l’envoie sur un réseau. Chacune est listée ci-dessous, avec ce qui part et quand.
• Nous ne vendons pas les données d’un espace et ne les utilisons pas à des fins publicitaires, et nous n’utilisons pas vos factures ou documents pour entraîner nos propres modèles. Nous et nos prestataires n’en traitons le contenu que pour fournir les fonctionnalités que vous utilisez, sécuriser le service, respecter des obligations légales ou vous aider lorsque vous demandez de l’assistance.

Qui est responsable des données

Le responsable de ces données est Moorio, UAB, société immatriculée en Lituanie, numéro d’entreprise 305786688, dont le siège est situé Mindaugo 1A-103, Vilnius, Lithuania. Vous pouvez nous joindre au sujet de cette page à privacy@invoiso.com.

invoiso est responsable des données personnelles utilisées pour exploiter le site, les comptes, la facturation, la sécurité, l’assistance et l’analyse produit. Lorsque vous placez dans un espace des données personnelles concernant des clients, fournisseurs, salariés ou signataires, votre entreprise décide de la finalité de ces données et lui incombe d’avoir un motif licite de les utiliser. invoiso les traite sur vos instructions pour fournir le service. Les qualifications juridiques exactes peuvent varier selon les pays, mais pas cette répartition des responsabilités.

Pourquoi nous les utilisons

• Pour fournir le service que vous demandez : créer, stocker, synchroniser, envoyer et exporter des enregistrements ; lire des documents ; répondre à des questions ; faire fonctionner les services connectés ; administrer les comptes et les abonnements ; et fournir de l’assistance.
• Pour exploiter et protéger invoiso : diagnostiquer les pannes, mesurer les performances, prévenir les abus, appliquer les limites d’usage et tenir une piste d’audit là où la fonctionnalité l’exige.
• Avec votre consentement : charger Google Analytics en option. Vous pouvez le refuser ou retirer votre consentement sans perdre le service.
• Pour respecter la loi : répondre à des demandes légales valides, conserver les registres exigés par la loi, et faire valoir ou défendre des droits en justice.

Là où le droit de la protection des données exige une base légale, ces finalités reposent, selon le cas, sur l’exécution de notre contrat avec vous, nos intérêts légitimes à exploiter et sécuriser le service, votre consentement, ou une obligation légale.

Ce que nous collectons

Ce que vous saisissez et téléversez

Noms de l’émetteur et du client, adresses, adresses e-mail, identifiants fiscaux, lignes de facture et d’avoir, dépenses, produits, mouvements de stock, notes. Ainsi que les fichiers eux-mêmes lorsque vous en téléversez un : un reçu, une facture fournisseur, un relevé bancaire, un PDF à signer. Un relevé bancaire contient en particulier l’activité de votre compte, y compris les contreparties et les libellés.

Sans compte, ce contenu réside dans le stockage local de votre navigateur et n’est pas téléversé dans la base de données invoiso. Avec un compte, il est stocké dans notre base et rattaché à votre espace. Il peut être traité par les prestataires ci-dessous lorsqu’une fonctionnalité en a besoin.

Vos conversations avec l’assistant

Les messages que vous envoyez et les réponses, y compris les résultats que les outils de l’assistant ont tirés de vos propres enregistrements, sont conservés pour qu’une conversation puisse être rouverte. Supprimer une conversation la supprime.

Documents signés

Un document envoyé pour signature enregistre le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire, l’heure d’ouverture et de signature, ainsi que l’adresse IP d’où provient la signature. Ces éléments sont inscrits dans un certificat d’achèvement joint au PDF finalisé, et dans une piste d’audit que vous pouvez consulter sur le document. C’est tout l’intérêt de la fonctionnalité — une signature que personne ne peut prouver ne vaut pas grand-chose — mais cela signifie que l’adresse IP d’un signataire est enregistrée, et que toute personne à qui vous envoyez le PDF finalisé peut la voir.

Les e-mails que vous envoyez à vos clients, et s’ils ont été ouverts

Lorsque vous envoyez une facture par e-mail ou qu’invoiso envoie une relance en votre nom, nous en conservons la trace sur cette facture : l’adresse destinataire, toute adresse en copie, l’objet, le message tel qu’il a été envoyé, l’heure, et si le prestataire l’a accepté ou refusé et pourquoi. C’est cette trace qui vous permet de répondre des mois plus tard à « est-ce bien parti ? », et elle n’est visible que par vous.

Le suivi d’ouverture est désactivé sauf si vous l’activez. Quand il est activé, l’e-mail de facture contient une image d’un pixel hébergée par nous, et son chargement nous indique que le message a été affiché. Deux choses à savoir avant de l’activer. Cela insère une requête vers nos serveurs dans un message envoyé à quelqu’un qui ne l’a pas choisi — votre client, pas vous. Et c’est un signal faible dans les deux sens : la plupart des messageries bloquent les images distantes par défaut, et Gmail les charge via le cache de Google, que quelqu’un ait lu ou non. Nous affichons donc « ouvert » quand le pixel se déclenche et ne disons rien du tout quand il ne se déclenche pas, car l’absence ne signifie rien. Nous n’enregistrons jamais qu’un message n’a pas été not ouvert, et vous pouvez tout désactiver dans les Réglages à tout moment ; les enregistrements existants conservent ce qu’ils ont déjà.

Informations de compte

La connexion est gérée par Clerk : votre adresse e-mail et la méthode de connexion que vous choisissez. Nous recevons et conservons les identifiants d’utilisateur et d’organisation, ainsi que l’adresse e-mail de la session active.

Ce que votre espace a consommé

Lire des documents et interroger l’assistant coûtent de l’argent à chaque usage, nous enregistrons donc par appel : quelle capacité, quel modèle, combien de jetons, le coût, et le forfait que vous aviez. Aucun contenu de message ni de document n’est conservé dans ces enregistrements — ce sont des compteurs, et c’est à eux que se mesure le quota de votre forfait.

Journaux techniques et analyse d’audience

Notre hébergeur conserve des journaux de requêtes à court terme — URL, statut, temps de réponse, adresse IP et informations sur le navigateur — pour l’exploitation et la sécurité. Vercel Web Analytics et Speed Insights reçoivent en outre des mesures de page et de performance agrégées et sans cookie sur les versions déployées du site. Google Analytics ne se charge que si vous l’acceptez, et collecte alors des données de page et d’interaction, une localisation approximative, des informations sur le navigateur et l’appareil, et un identifiant de cookie pseudonyme. Un refus laisse Google Analytics non chargé, et vous pouvez changer d’avis depuis le pied de page à tout moment.

Nous tenons aussi notre propre enregistrement de l’activité à l’intérieur d’un espace connecté. Quand quelqu’un de votre espace ouvre une page dans l’application, nous enregistrons quel espace, quel utilisateur, quelle page et quand. Les identifiants d’enregistrement sont remplacés avant que la page ne soit stockée, si bien que nous gardons /app/income/:id plutôt que l’adresse d’une facture précise — nous voyons que des factures ont été ouvertes, pas lesquelles. Rien de ce que vous tapez n’est conservé : ni termes de recherche, ni contenus de formulaire, ni noms de clients. Ce n’est pas soumis au consentement comme l’analyse d’audience ci-dessus, car cela enregistre une activité dans un compte plutôt que le suivi d’un visiteur, et c’est ce qui nous dit quelles parties du produit méritent d’être gardées.

Ces enregistrements survivent à votre compte, sans votre nom dessus. Nous conservons votre identité en regard pendant 180 jours après votre dernière activité. Ensuite — et immédiatement si vous supprimez votre compte, ou si votre espace est supprimé — les identifiants sont remplacés par un substitut aléatoire et nous ne gardons aucune trace de ce qu’il remplaçait. Ce n’est ni un chiffrement ni un code que nous pourrions consulter : le lien est détruit, nous ne pouvons donc pas retransformer ces lignes en vous, et personne qui les obtiendrait ne le pourrait non plus. Les heures exactes sont arrondies au jour au même moment, pour qu’elles ne puissent pas être recoupées avec d’autres enregistrements afin de déterminer qui vous étiez.

Nous gardons les lignes elles-mêmes parce qu’elles sont ce qui nous dit combien de personnes ont utilisé le produit au cours d’un mois passé, et les supprimer changerait ce que nous savons d’une période déjà close. Ce qui subsiste, c’est que quelqu’un — une personne, de façon cohérente, sur ces jours-là — a ouvert ces pages. Ce qui ne subsiste pas, c’est quelle personne.

Qui d’autre les reçoit

Chacune d’elles est une société qui traite une partie de vos données pour qu’une fonctionnalité puisse marcher. La plupart ne s’appliquent que si vous utilisez la fonctionnalité à laquelle elles appartiennent.

Nous récupérons aussi des données depuis les sources suivantes, sans rien envoyer à votre sujet : Banque centrale européenne — Les taux de référence publiés quotidiennement, récupérés selon un calendrier. La requête ne contient aucune information sur vous ni sur votre espace.

Anthropic indique que les entrées et sorties de l’API commerciale standard ne servent pas par défaut à entraîner ses modèles génératifs et sont automatiquement supprimées de son backend sous 30 jours, sous réserve des exceptions qu’elle énonce pour la loi, l’application de ses règles de sécurité ou un accord différent. Cette durée côté fournisseur est distincte de la conversation ou de l’enregistrement de document que vous choisissez de conserver dans invoiso.

La connexion à la boîte mail, en particulier

Si vous connectez un compte Google, invoiso demande une seule portée : gmail.readonly. Il peut lire les messages et les pièces jointes ; il ne peut rien envoyer, supprimer ni modifier dans votre boîte mail. Il cherche des documents fournisseurs et les classe comme dépenses, et les documents trouvés sont lus comme un téléversement — leur contenu parvient donc au fournisseur de modèle nommé plus haut.

L’utilisation par invoiso des informations reçues des API Google respecte les Politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée. Concrètement : nous n’utilisons ces données que pour fournir la fonction de classement de documents pour laquelle vous les avez connectées, nous ne les transférons que dans la mesure nécessaire pour fournir ou sécuriser cette fonction (ce qui inclut le modèle qui lit les documents), et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires. L’accès humain est limité aux cas que vous demandez expressément pour l’assistance, à une enquête de sécurité ou d’abus, ou à une obligation légale.

Le jeton de rafraîchissement qui maintient la connexion est chiffré avant d’être stocké. Vous pouvez déconnecter la boîte mail dans les Réglages à tout moment, ce qui supprime le jeton, et vous pouvez révoquer l’accès indépendamment depuis vos autorisations de compte Google.

Décisions prises sans personne

invoiso peut agir sur vos enregistrements sans surveillance, et vous décidez jusqu’où. Chaque domaine ci-dessous a 4 réglages, de « prépare-le et attends-moi » à « fais tout ce qu’il est sûr de faire ». Les domaines, et ce qu’agir veut dire dans chacun, sont lus depuis le module qui les applique :

• Reconnaissance des dépenses dans les documents — Chaque document est lu et classé dans tous les cas. Ceci décide lesquels sont assez clairs pour compter sans que vous vérifiiez d’abord. Confirmer une dépense fait entrer ses chiffres dans vos rapports et ses quantités dans le stock.
• Rapprochement des transactions bancaires — Chaque transaction est rapprochée du document qu’elle solde le plus probablement — une entrée face à une facture, une sortie face à une facture fournisseur. Ceci décide lesquels de ces rapprochements sont enregistrés sans vous. Une facture fournisseur sans référence propre ne peut être identifiée que par son fournisseur et son montant, celles-là attendent donc un niveau supérieur. Enregistrer un encaissement solde la facture et la retire de la liste des impayés ; enregistrer un décaissement réduit ce qui reste dû sur la facture fournisseur. Au niveau le plus élevé, les transactions jugées ne rien solder du tout sont mises de côté.
• Accepter un changement du compte où un fournisseur est payé — Chaque compte imprimé sur une facture fournisseur est lu et comparé à la fiche du fournisseur dans tous les cas. Ceci décide lesquels de ces changements arrivent sur la fiche sans vous. Un premier compte n’est jamais retenu — la fraude visée est un changement, pas une arrivée — et un compte qui remplace tous ceux enregistrés attend un niveau plus élevé que celui qui vient s’ajouter à eux. Accepter un changement déplace l’endroit où un fichier de paiement envoie l’argent de ce fournisseur. Rien n’est écarté en silence : le fichier nomme chaque fournisseur dont le compte a changé depuis le précédent.

Tout ce qui est fait ainsi est enregistré avec la raison pour laquelle cela a été fait et peut être annulé. Le traitement automatisé est ici une commodité plutôt qu’un jugement sur une personne : il décide quoi classer et quoi rapprocher, pas quoi que ce soit à votre sujet ni à celui de vos clients. Vous pouvez remettre chaque domaine à son réglage le plus prudent à tout moment, dans les Réglages.

Où résident les données

La base de données, le stockage de fichiers et l’hébergement sont chacun rattachés à une région, choisie lors de la mise en place du déploiement. Plusieurs des sociétés ci-dessus opèrent mondialement et peuvent traiter des données hors de cette région — Clerk, Stripe, Google et le fournisseur de modèle en particulier. Lorsque des règles de transfert transfrontalier s’appliquent, nous utilisons les garanties contractuelles et autres proposées par ces fournisseurs. Si la région exacte ou le mécanisme de transfert compte pour votre activité, contactez-nous avant d’utiliser la fonctionnalité concernée.

Combien de temps nous les conservons

Les enregistrements d’un espace restent tant que l’espace est actif, sauf si vous les supprimez ou nous demandez de supprimer l’espace. Nous ne faisons pas actuellement expirer les documents commerciaux essentiels au seul motif qu’ils sont anciens : une facture d’il y a trois ans reste disponible parce que les entreprises en ont souvent besoin pour leurs archives. Nous ne conservons des données personnelles que le temps nécessaire pour fournir le service, le sécuriser, respecter des obligations légales ou comptables, ou traiter des réclamations.

La suppression d’un espace n’est délibérément pas instantanée. La demande annule immédiatement votre abonnement, puis attend30 joursavant que quoi que ce soit ne soit détruit, de sorte qu’une suppression accidentelle est récupérable en nous prévenant dans ce délai. Rien n’est retiré pendant ce temps.

Deux points méritent d’être précisés. Un document que vous supprimez retire son enregistrement actif et le fichier stocké. Undocument signé et finaliséest délibérément plus difficile à perdre — son certificat existe pour servir de preuve plus tard — donc l’annuler conserve la piste de signature. Les journaux des prestataires, les enregistrements de sécurité et les sauvegardes peuvent suivre des cycles de suppression distincts et limités, et une demande de suppression peut ne pas couvrir des données que nous devons conserver par la loi ou pour une réclamation. Nous expliquerons toute exception applicable.

Ce que vous pouvez demander

• Une copie de vos données.Les factures se téléchargent en PDF et les rapports s’exportent en tableurs depuis l’application. Pour tout ce qui est détenu à votre sujet dans un seul fichier lisible par machine, écrivez-nous — celui-là est traité par une personne plutôt que par un bouton.
• Suppression.Supprimer votre organisation met fin au service et lance undélai de grâce de 30 jours : votre abonnement est annulé tout de suite, rien n’est encore retiré, et nous prévenir dans ces 30 jours restaure tout intact. Passé ce délai, l’espace est détruit — ses enregistrements, ses fichiers stockés et l’accès qu’il avait accordé à un logiciel comptable ou à une boîte mail connectés. Une trace limitée de la suppression est conservée, et nous pouvons en garder davantage lorsqu’un motif légal, de sécurité ou lié à une réclamation l’exige. Si vous préférez que nous le fassions pour vous, ou que ce soit fait plus tôt, écrivez-nous.
• Rectificationde tout ce qui est erroné — vous pouvez modifier vous-même la plupart des choses.
• Retrait du consentement à Google Analytics, depuis le lien « Réglages des cookies » en pied de page.

Selon votre lieu de résidence et la raison du traitement, vous pouvez aussi avoir le droit de limiter le traitement ou de vous y opposer, de recevoir des données portables, de retirer votre consentement et de saisir une autorité de protection des données. Ces droits comportent des exceptions légales : la suppression, par exemple, n’est pas possible pour des données que la loi nous impose de conserver. Envoyez vos demandes à privacy@invoiso.com. Nous pourrons devoir vérifier votre identité, et nous visons à répondre sans retard indu et normalement sous 30 jours. Si le droit applicable permet ou impose un autre délai, nous vous le dirons.

Cookies, stockage local et technologies similaires

• Essentiels— stockage local pour la facture que vous êtes en train de faire, vos factures enregistrées et vos réglages au niveau invité, plus vos préférences de devise et de pays sur les pages publiques. L’application ne peut pas fonctionner sans eux.
• Authentification— le cookie de session de Clerk, déposé lorsque vous vous connectez.
• Analyse d’audience— les cookies de Google Analytics, chargés uniquement après votre acceptation. Vercel Web Analytics et Speed Insights mesurent le trafic et la performance agrégés sans cookies.

Enfants

invoiso est un outil professionnel et ne s’adresse pas aux enfants. Ne créez pas de compte et n’utilisez pas le service pour le compte d’une entreprise si vous n’avez pas la capacité juridique et le pouvoir de le faire.

Contact

Questions, demandes d’exercice de droits, demandes de suppression, ou tout ce que nous avons mal fait : privacy@invoiso.com.

Modifications

Si nous modifions cette politique, nous mettrons à jour la date « Dernière mise à jour » en haut. Pour un changement important, nous informerons en outre lorsque c’est raisonnablement possible, et demanderons le consentement là où la loi l’exige. Voyez nos Conditions d’utilisation pour le reste.