Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia, co invoiso zbiera, po co tego używamy, które firmy to otrzymują, jak długo jest przechowywane oraz jakie masz wybory i prawa. Obejmuje publiczną witrynę, generator faktur bez konta, przestrzenie po zalogowaniu i dokumenty wysyłane do podpisu.

W skrócie

• Bez konta treść Twojej faktury zostaje w przeglądarce. Odwiedzenie witryny i tak tworzy zwykłe żądanie hostingowe oraz ograniczone pomiary opisane niżej.
• Z kontem Twoje rekordy są przechowywane na naszych serwerach, aby działały na wielu urządzeniach i aby asystent mógł odpowiadać na pytania o nie.
• Niektóre funkcje wysyłają Twoje dane do innych firm, aby w ogóle działać — odczytanie dokumentu wysyła go do dostawcy modelu, podłączenie skrzynki pozwala nam ją czytać, wysłanie e-faktury przesyła ją przez sieć. Każdy przypadek jest wymieniony niżej, wraz z tym, co wychodzi i kiedy.
• Nie sprzedajemy danych przestrzeni ani nie używamy ich do reklamy, i nie wykorzystujemy Twoich faktur ani dokumentów do trenowania własnych modeli. My i nasi dostawcy przetwarzamy ich treść wyłącznie po to, by dostarczyć funkcje, z których korzystasz, zabezpieczyć usługę, spełnić obowiązki prawne lub pomóc Ci, gdy poprosisz o wsparcie.

Kto odpowiada za dane

Administratorem tych danych jest Moorio, UAB, spółka zarejestrowana na Litwie, numer spółki 305786688, z siedzibą pod adresem Mindaugo 1A-103, Vilnius, Lithuania. W sprawach z tej strony napisz do nas na privacy@invoiso.com.

invoiso odpowiada za dane osobowe używane do prowadzenia witryny, kont, rozliczeń, bezpieczeństwa, wsparcia i analityki produktu. Gdy umieszczasz w przestrzeni dane osobowe klientów, dostawców, pracowników lub podpisujących, Twoja firma decyduje, po co te dane są używane, i odpowiada za posiadanie zgodnej z prawem podstawy. invoiso przetwarza je na Twoje polecenie, aby świadczyć usługę. Dokładne określenia prawne mogą różnić się w zależności od jurysdykcji, ale ten podział odpowiedzialności nie.

Po co ich używamy

• Aby świadczyć usługę, o którą prosisz: tworzyć, przechowywać, synchronizować, wysyłać i eksportować rekordy; czytać dokumenty; odpowiadać na pytania; obsługiwać połączone usługi; administrować kontami i subskrypcjami; oraz zapewniać wsparcie.
• Aby prowadzić i chronić invoiso: diagnozować awarie, mierzyć wydajność, zapobiegać nadużyciom, egzekwować limity użycia i prowadzić ścieżkę audytu tam, gdzie funkcja tego wymaga.
• Za Twoją zgodą: wczytać opcjonalne Google Analytics. Możesz odmówić lub wycofać zgodę bez utraty usługi.
• Aby spełnić wymogi prawa: odpowiadać na ważne żądania prawne, przechowywać dokumentację wymaganą prawem oraz dochodzić lub bronić roszczeń.

Tam, gdzie prawo ochrony danych wymaga podstawy prawnej, cele te opierają się odpowiednio na wykonaniu naszej umowy z Tobą, naszym prawnie uzasadnionym interesie w prowadzeniu i zabezpieczaniu usługi, Twojej zgodzie albo obowiązku prawnym.

Co zbieramy

Co wpisujesz i przesyłasz

Nazwy wystawcy i klienta, adresy, adresy e-mail, identyfikatory podatkowe, pozycje faktur i not korygujących, wydatki, produkty, ruchy magazynowe, notatki. A także same pliki, gdy prześlesz któryś: paragon, fakturę od dostawcy, wyciąg bankowy, PDF do podpisu. Wyciąg bankowy zawiera w szczególności ruchy na Twoim koncie, w tym kontrahentów i tytuły przelewów.

Bez konta ta treść znajduje się w lokalnej pamięci przeglądarki i nie jest wysyłana do bazy invoiso. Z kontem jest zapisywana w naszej bazie i przypisana do Twojej przestrzeni. Może być przetwarzana przez dostawców wymienionych niżej, gdy wymaga tego dana funkcja.

Twoje rozmowy z asystentem

Wiadomości, które wysyłasz, i odpowiedzi — w tym wyniki, jakie narzędzia asystenta zwróciły z Twoich własnych rekordów — są zapisywane, aby rozmowę można było otworzyć ponownie. Usunięcie rozmowy ją kasuje.

Podpisane dokumenty

Dokument wysłany do podpisu zapisuje imię i adres e-mail każdego podpisującego, godzinę otwarcia i podpisania oraz adres IP, z którego przyszedł podpis. Te dane trafiają do certyfikatu ukończenia dołączonego do gotowego PDF-a i do ścieżki audytu, którą możesz przeczytać przy dokumencie. Na tym polega ta funkcja — podpis, którego nikt nie potrafi udowodnić, niewiele znaczy — ale oznacza to, że adres IP podpisującego jest zapisywany i każdy, komu wyślesz gotowy PDF, może go zobaczyć.

Poczta, którą wysyłasz do klientów, i czy została otwarta

Gdy wysyłasz fakturę e-mailem albo invoiso wysyła przypomnienie o płatności w Twoim imieniu, zachowujemy zapis przy tej fakturze: adres, na który poszła, adresy do kopii, temat, treść w wysłanej postaci, godzinę oraz to, czy dostawca ją przyjął, czy odrzucił i dlaczego. Ten zapis pozwala odpowiedzieć miesiące później na pytanie „czy to wyszło?”, i widzisz go tylko Ty.

Śledzenie otwarć jest wyłączone, o ile go nie włączysz. Gdy jest włączone, e-mail z fakturą niesie jednopikselowy obrazek hostowany przez nas, a jego pobranie mówi nam, że wiadomość została wyświetlona. Przed włączeniem warto wiedzieć dwie rzeczy. Wstawia to zapytanie do naszych serwerów w wiadomość wysłaną do kogoś, kto tego nie wybrał — do Twojego klienta, nie do Ciebie. I jest to słaby sygnał w obie strony: większość programów pocztowych domyślnie blokuje zdalne obrazy, a Gmail pobiera je przez pamięć podręczną Google, niezależnie od tego, czy ktoś cokolwiek przeczytał. Dlatego pokazujemy „otwarto”, gdy piksel zadziała, i nie mówimy nic, gdy nie zadziała, bo brak nic nie znaczy. Nigdy nie zapisujemy, że wiadomość nie została not otwarta, a całość możesz w każdej chwili wyłączyć w Ustawieniach; istniejące zapisy zachowują to, co już mają.

Informacje o koncie

Logowanie obsługuje Clerk: Twój adres e-mail i wybrana metoda logowania. Otrzymujemy i przechowujemy identyfikatory użytkownika i organizacji oraz adres e-mail aktywnej sesji.

Ile zużyła Twoja przestrzeń

Czytanie dokumentów i pytanie asystenta kosztuje przy każdym użyciu, więc zapisujemy dla każdego wywołania: jaka to była funkcja, jaki model, ile tokenów, ile kosztowało i w jakim byłeś planie. W tych zapisach nie jest przechowywana żadna treść wiadomości ani dokumentów — to liczniki, i to względem nich mierzony jest limit Twojego planu.

Logi techniczne i analityka

Nasz dostawca hostingu prowadzi krótkoterminowe logi żądań — URL, status, czas odpowiedzi, adres IP i informacje o przeglądarce — na potrzeby eksploatacji i bezpieczeństwa. Vercel Web Analytics i Speed Insights otrzymują ponadto bezciasteczkowe, zagregowane pomiary stron i wydajności na wdrożonych wersjach witryny. Google Analytics ładuje się tylko, jeśli je zaakceptujesz, i zbiera wtedy dane o stronach i interakcjach, przybliżoną lokalizację, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz pseudonimowy identyfikator w pliku cookie. Odmowa pozostawia Google Analytics niezaładowane, a zdanie możesz zmienić ze stopki w każdej chwili.

Prowadzimy też własny zapis aktywności wewnątrz przestrzeni po zalogowaniu. Gdy ktoś z Twojej przestrzeni otwiera stronę w aplikacji, zapisujemy, która to przestrzeń, który użytkownik, która strona i kiedy. Identyfikatory rekordów są zastępowane przed zapisaniem strony, więc zachowujemy /app/income/:id, a nie adres konkretnej faktury — widzimy, że faktury były otwierane, nie które. Nic z tego, co wpisujesz, nie jest zapisywane: żadnych fraz wyszukiwania, treści formularzy ani nazw klientów. Nie wymaga to zgody tak jak analityka powyżej, bo zapisuje aktywność na koncie, a nie śledzi odwiedzającego, i to właśnie mówi nam, które części produktu warto zachować.

Te zapisy przetrwają Twoje konto, bez Twojego nazwiska. Zachowujemy przy nich Twoją tożsamość przez 180 dni od Twojej ostatniej aktywności. Potem — a natychmiast, jeśli usuniesz konto lub jeśli Twoja przestrzeń zostanie usunięta — identyfikatory zastępujemy losowym zamiennikiem i nie zachowujemy żadnego zapisu tego, co zastąpił. To nie jest szyfrowanie ani kod, który moglibyśmy sprawdzić: powiązanie zostaje zniszczone, więc nie potrafimy zamienić tych wierszy z powrotem w Ciebie i nie potrafiłby tego nikt, kto by je zdobył. Dokładne godziny są w tej samej chwili zaokrąglane do dnia, żeby nie dało się ich zestawić z innymi zapisami i ustalić, kim byłeś.

Same wiersze zachowujemy, bo to z nich wiemy, ilu ludzi korzystało z produktu w minionym miesiącu, a ich usunięcie zmieniłoby to, co wiemy o okresie, który już się zakończył. Zostaje to, że ktoś — jedna osoba, konsekwentnie, przez te dni — otwierał te strony. Nie zostaje to, która osoba.

Kto jeszcze je otrzymuje

Każda z nich to firma, która przetwarza część Twoich danych, żeby dana funkcja mogła działać. Większość dotyczy Cię tylko wtedy, gdy korzystasz z funkcji, do której należą.

Pobieramy też dane z następujących źródeł, nie wysyłając niczego o Tobie: Europejski Bank Centralny — Publikowane codziennie kursy referencyjne, pobierane według harmonogramu. Zapytanie nie zawiera żadnych informacji o Tobie ani o Twojej przestrzeni.

Anthropic oświadcza, że wejścia i wyjścia standardowego komercyjnego API domyślnie nie służą do trenowania jego modeli generatywnych i są automatycznie usuwane z jego zaplecza w ciągu 30 dni, z zastrzeżeniem deklarowanych wyjątków dotyczących prawa, egzekwowania zasad bezpieczeństwa lub odmiennej umowy. Ten okres po stronie dostawcy jest odrębny od zapisu rozmowy lub dokumentu, który zdecydujesz się zachować w invoiso.

Konkretnie o połączeniu ze skrzynką pocztową

Jeśli podłączysz konto Google, invoiso prosi o jeden zakres: gmail.readonly. Może czytać wiadomości i załączniki; nie może niczego wysyłać, usuwać ani zmieniać w Twojej skrzynce. Szuka dokumentów od dostawców i zapisuje je jako wydatki, a znalezione dokumenty są czytane tak samo jak przesłany plik — co oznacza, że ich treść trafia do wymienionego wyżej dostawcy modelu.

Korzystanie przez invoiso z informacji otrzymanych z interfejsów API Google jest zgodne z Zasady dotyczące danych użytkownika usług API Google, w tym z wymogami ograniczonego użycia. Konkretnie: używamy tych danych wyłącznie do świadczenia funkcji archiwizowania dokumentów, w której je podłączyłeś, nie przekazujemy ich poza zakres niezbędny do świadczenia lub zabezpieczenia tej funkcji (co obejmuje model czytający dokumenty) i nie używamy ich do reklam. Dostęp człowieka ogranicza się do przypadków, o które sam wystąpisz w ramach wsparcia, do badania bezpieczeństwa lub nadużyć albo do obowiązku prawnego.

Token odświeżania, który podtrzymuje połączenie, jest szyfrowany przed zapisaniem. Skrzynkę możesz odłączyć w Ustawieniach w każdej chwili, co usuwa token, a dostęp możesz niezależnie odwołać w swoich uprawnieniach konta Google.

Decyzje podejmowane bez człowieka

invoiso może działać na Twoich zapisach bez nadzoru, a Ty decydujesz, jak daleko. Każdy obszar poniżej ma 4 ustawienia, od „przygotuj to i poczekaj na mnie” po „zrób wszystko, co bezpiecznie możesz”. Obszary i to, co znaczy w każdym z nich działać, są odczytywane z modułu, który je egzekwuje:

• Rozpoznawanie wydatków z dokumentów — Każdy dokument i tak zostaje przeczytany i zaksięgowany. To rozstrzyga, które z nich są dość jednoznaczne, by liczyć się bez Twojego wcześniejszego sprawdzenia. Zatwierdzenie wydatku wprowadza jego kwoty do Twoich raportów, a ilości do stanu magazynowego.
• Uzgadnianie transakcji bankowych — Każda transakcja jest dopasowywana do dokumentu, który najpewniej rozlicza — wpływ do faktury, wypływ do rachunku od dostawcy. To rozstrzyga, które z tych dopasowań są księgowane bez Ciebie. Rachunek bez własnego tytułu można rozpoznać tylko po dostawcy i kwocie, więc takie czekają na wyższy poziom. Zaksięgowanie wpływu rozlicza fakturę i usuwa ją z listy przeterminowanych; zaksięgowanie wypływu zmniejsza kwotę należną z rachunku. Na najwyższym poziomie transakcje uznane za nierozliczające niczego są odkładane na bok.
• Akceptowanie zmiany konta, na które płacony jest dostawca — Każdy numer konta wydrukowany na rachunku i tak jest odczytywany i porównywany z kartą dostawcy. To rozstrzyga, które z tych zmian trafiają na kartę bez Ciebie. Pierwsze konto nigdy nie jest wstrzymywane — oszustwo, przed którym to chroni, to zmiana, a nie pojawienie się — a konto zastępujące wszystkie dotychczasowe czeka na wyższy poziom niż takie, które dochodzi obok nich. Zaakceptowanie zmiany przenosi to, dokąd plik płatności wysyła pieniądze tego dostawcy. Nic nie jest odrzucane po cichu: plik wymienia każdego dostawcę, którego konto zmieniło się od poprzedniego.

Wszystko, co zrobiono w ten sposób, jest zapisywane wraz z powodem i można to cofnąć. Zautomatyzowane przetwarzanie jest tu wygodą, a nie oceną człowieka: decyduje, co zaksięgować i co dopasować, a nie cokolwiek o Tobie czy Twoich klientach. Każdy obszar możesz w każdej chwili przestawić z powrotem na najostrożniejsze ustawienie, w Ustawieniach.

Gdzie znajdują się dane

Baza danych, magazyn plików i hosting są przypisane do jednego regionu, wybranego przy uruchamianiu wdrożenia. Kilka z powyższych firm działa globalnie i może przetwarzać dane poza tym regionem — w szczególności Clerk, Stripe, Google i dostawca modelu. Tam, gdzie mają zastosowanie przepisy o przekazywaniu transgranicznym, korzystamy z umownych i innych zabezpieczeń oferowanych przez tych dostawców. Jeśli dokładny region albo mechanizm przekazywania ma znaczenie dla Twojej firmy, skontaktuj się z nami przed skorzystaniem z danej funkcji.

Jak długo je przechowujemy

Zapisy przestrzeni pozostają, dopóki przestrzeń jest aktywna, chyba że je usuniesz albo poprosisz nas o usunięcie przestrzeni. Obecnie nie wygaszamy podstawowych dokumentów biznesowych tylko dlatego, że są stare: faktura sprzed trzech lat pozostaje dostępna, bo firmy często potrzebują jej do dokumentacji. Dane osobowe zachowujemy tylko tak długo, jak są potrzebne do świadczenia usługi, jej zabezpieczenia, spełnienia obowiązków prawnych lub księgowych albo rozstrzygnięcia roszczeń.

Usunięcie przestrzeni celowo nie jest natychmiastowe. Żądanie od razu anuluje Twoją subskrypcję, a potem czeka30 dni, zanim cokolwiek zostanie zniszczone, więc przypadkowe usunięcie da się odzyskać, mówiąc nam o tym w tym oknie. W jego trakcie nic nie jest usuwane.

Dwie rzeczy warto wskazać osobno. Dokument, który usuwasz, znika wraz ze swoim aktywnym zapisem i przechowywanym plikiem. Ukończonego podpisanego dokumentucelowo trudniej jest utracić — jego certyfikat istnieje po to, by później stanowić dowód — więc unieważnienie go zachowuje ślad podpisu. Logi usługodawców, zapisy bezpieczeństwa i kopie zapasowe mogą podlegać odrębnym, ograniczonym cyklom usuwania, a żądanie usunięcia może nie obejmować danych, które musimy zachować z mocy prawa lub na potrzeby roszczenia. Wyjaśnimy każdy wyjątek, który zajdzie.

O co możesz poprosić

• Kopia Twoich danych.Faktury pobierzesz jako PDF, a raporty wyeksportujesz jako arkusze z poziomu aplikacji. Po wszystko, co przechowujemy o Tobie, w jednym pliku nadającym się do odczytu maszynowego, napisz do nas — tym zajmuje się człowiek, a nie przycisk.
• Usunięcie.Usunięcie Twojej organizacji kończy usługę i uruchamia30-dniowy okres karencji: subskrypcja zostaje anulowana od razu, nic nie jest jeszcze usuwane, a zgłoszenie się do nas w ciągu tych 30 dni przywraca wszystko nietknięte. Potem przestrzeń zostaje zniszczona — jej zapisy, jej przechowywane pliki i dostęp, jakiego udzieliła podłączonemu programowi księgowemu lub skrzynce pocztowej. Zachowujemy ograniczony zapis tego, że usunięcie nastąpiło, i możemy zachować więcej tam, gdzie wymaga tego powód prawny, bezpieczeństwa lub związany z roszczeniem. Jeśli wolisz, żebyśmy zrobili to za Ciebie, albo chcesz to zrobić wcześniej, napisz do nas.
• Sprostowaniewszystkiego, co jest błędne — większość możesz edytować bezpośrednio.
• Wycofanie zgody na Google Analytics, przez link „Ustawienia plików cookie” w stopce.

W zależności od tego, gdzie mieszkasz i dlaczego dane są przetwarzane, możesz mieć też prawo do ograniczenia przetwarzania lub sprzeciwu wobec niego, do otrzymania danych w formacie przenoszalnym, do wycofania zgody oraz do skargi do organu ochrony danych. Prawa te mają wyjątki ustawowe: na przykład usunięcie nie jest możliwe w przypadku danych, które musimy zachować z mocy prawa. Wnioski wysyłaj na privacy@invoiso.com. Możemy potrzebować zweryfikować Twoją tożsamość, a odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zwykle w ciągu 30 dni. Jeśli właściwe prawo dopuszcza lub wymaga innego terminu, powiemy Ci o tym.

Pliki cookie, pamięć lokalna i podobne technologie

• Niezbędne— pamięć lokalna dla faktury, nad którą pracujesz, Twoich zapisanych faktur i ustawień w trybie gościa, a także preferencji waluty i kraju na stronach publicznych. Bez nich aplikacja nie może działać.
• Uwierzytelnianie— ciasteczko sesji Clerk, ustawiane przy logowaniu.
• Analityka— ciasteczka Google Analytics, ładowane dopiero po Twojej akceptacji. Vercel Web Analytics i Speed Insights mierzą zagregowany ruch i wydajność bez ciasteczek.

Dzieci

invoiso to narzędzie biznesowe i nie jest kierowane do dzieci. Nie zakładaj konta ani nie korzystaj z usługi w imieniu firmy, jeśli nie masz do tego zdolności prawnej i umocowania.

Kontakt

Pytania, wnioski o realizację praw, wnioski o usunięcie albo cokolwiek, co zrobiliśmy źle: privacy@invoiso.com.

Zmiany

Jeśli zmienimy tę politykę, zaktualizujemy datę „Ostatnia aktualizacja” na górze. Przy istotnej zmianie poinformujemy dodatkowo, gdy będzie to rozsądnie możliwe, i poprosimy o zgodę tam, gdzie wymaga tego prawo. Resztę znajdziesz w naszym Regulaminie.