Privacyverklaring

Deze verklaring beschrijft wat invoiso verzamelt, waarvoor we het gebruiken, welke bedrijven het ontvangen, hoe lang het wordt bewaard en welke keuzes en rechten u hebt. Ze geldt voor de publieke website, de factuurmaker zonder account, aangemelde werkruimten en documenten die naar ondertekenaars gaan.

De korte versie

• Zonder account blijft de inhoud van uw factuur in uw browser. Een bezoek aan de site levert nog steeds een gewoon hostingverzoek op en de beperkte metingen die hieronder staan.
• Met een account worden uw gegevens op onze servers opgeslagen, zodat ze op meerdere apparaten werken en de assistent er vragen over kan beantwoorden.
• Sommige functies sturen uw gegevens naar andere bedrijven om überhaupt te werken — een document lezen stuurt het naar een modelaanbieder, een mailbox koppelen laat ons die mailbox lezen, een e-factuur versturen stuurt hem over een netwerk. Elk daarvan staat hieronder, met wat er weggaat en wanneer.
• Wij verkopen werkruimtegegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties, en wij gebruiken uw facturen of documenten niet om eigen modellen te trainen. Wij en onze dienstverleners verwerken de inhoud alleen om de functies te leveren die u gebruikt, de dienst te beveiligen, aan wettelijke verplichtingen te voldoen of u te helpen als u om ondersteuning vraagt.

Wie verantwoordelijk is voor de gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens is Moorio, UAB, een in Litouwen geregistreerde vennootschap, ondernemingsnummer 305786688, gevestigd te Mindaugo 1A-103, Vilnius, Lithuania. U kunt ons over alles op deze pagina bereiken op privacy@invoiso.com.

invoiso is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die worden gebruikt om de site, accounts, facturering, beveiliging, ondersteuning en productanalyse te laten werken. Wanneer u persoonsgegevens over klanten, leveranciers, werknemers of ondertekenaars in een werkruimte zet, bepaalt uw bedrijf waarvoor die gegevens worden gebruikt en is het verantwoordelijk voor een rechtmatige grondslag. invoiso verwerkt ze op uw instructie om de dienst te leveren. De precieze juridische benamingen kunnen per rechtsgebied verschillen; deze verdeling van verantwoordelijkheid niet.

Waarvoor we ze gebruiken

• Om de dienst te leveren die u vraagt: gegevens aanmaken, opslaan, synchroniseren, versturen en exporteren; documenten lezen; vragen beantwoorden; gekoppelde diensten laten werken; accounts en abonnementen beheren; en ondersteuning bieden.
• Om invoiso te laten werken en te beschermen: storingen diagnosticeren, prestaties meten, misbruik voorkomen, gebruikslimieten handhaven en een audittrail bijhouden waar de functie dat vereist.
• Met uw toestemming: optionele Google Analytics laden. U kunt dat weigeren of uw toestemming intrekken zonder de dienst te verliezen.
• Om aan de wet te voldoen: reageren op geldige juridische verzoeken, wettelijk vereiste gegevens bewaren en rechtsvorderingen instellen of verdedigen.

Waar de gegevensbeschermingswetgeving een grondslag vereist, steunen deze doeleinden naargelang op de uitvoering van onze overeenkomst met u, onze gerechtvaardigde belangen bij het exploiteren en beveiligen van de dienst, uw toestemming of een wettelijke verplichting.

Wat we verzamelen

Wat u typt en uploadt

Namen van uitgever en klant, adressen, e-mailadressen, fiscale nummers, factuur- en creditnotaregels, uitgaven, producten, voorraadmutaties, notities. Plus de bestanden zelf wanneer u er een uploadt: een bon, een leveranciersfactuur, een bankafschrift, een pdf om te ondertekenen. Een bankafschrift bevat in het bijzonder uw rekeningactiviteit, inclusief tegenpartijen en omschrijvingen.

Zonder account staat deze inhoud in de lokale opslag van uw browser en wordt hij niet naar de invoiso-database geüpload. Met een account wordt hij in onze database opgeslagen en aan uw werkruimte gekoppeld. Hij kan worden verwerkt door de onderstaande dienstverleners wanneer een functie dat nodig heeft.

Uw gesprekken met de assistent

De berichten die u stuurt en de antwoorden, inclusief de resultaten die de tools van de assistent uit uw eigen gegevens haalden, worden bewaard zodat een gesprek opnieuw kan worden geopend. Een gesprek verwijderen wist het.

Ondertekende documenten

Een document dat ter ondertekening is verstuurd, legt van elke ondertekenaar de naam en het e-mailadres vast, het tijdstip van openen en ondertekenen, en het IP-adres waar de handtekening vandaan kwam. Die gegevens worden opgenomen in een certificaat van voltooiing bij de afgeronde pdf en in een audittrail die u op het document kunt lezen. Dat is precies het punt van de functie — een handtekening die niemand kan aantonen is weinig waard — maar het betekent dat het IP-adres van een ondertekenaar wordt vastgelegd en dat iedereen aan wie u de afgeronde pdf stuurt het kan zien.

Mail die u naar uw klanten stuurt, en of die geopend is

Wanneer u een factuur mailt of invoiso namens u een betalingsherinnering stuurt, bewaren we daar een registratie van bij die factuur: het adres waar hij heen ging, eventuele kopie-adressen, het onderwerp, het bericht zoals het verstuurd is, het tijdstip, en of de provider het heeft geaccepteerd of geweigerd en waarom. Die registratie is wat u maanden later laat antwoorden op “is dit weggegaan?”, en ze is alleen voor u zichtbaar.

Het volgen van openingen staat uit tenzij u het aanzet. Als het aanstaat, bevat een factuurmail een pixelafbeelding die wij hosten, en het ophalen ervan vertelt ons dat het bericht is weergegeven. Twee dingen zijn goed om te weten voordat u het aanzet. Het plaatst een verzoek aan onze servers in een bericht aan iemand die daar niet voor gekozen heeft — uw klant, niet u. En het is een zwak signaal in beide richtingen: de meeste mailprogramma’s blokkeren externe afbeeldingen standaard, en Gmail haalt ze via Googles cache op, of iemand nu iets gelezen heeft of niet. Daarom tonen we “geopend” als de pixel afgaat en zeggen we helemaal niets als dat niet gebeurt, want de afwezigheid betekent niets. We leggen nooit vast dat een bericht niet is not geopend, en u kunt het hele ding op elk moment in Instellingen uitzetten; bestaande registraties behouden wat ze al hebben.

Accountgegevens

Aanmelden gebeurt via Clerk: uw e-mailadres en de aanmeldmethode die u kiest. Wij ontvangen en bewaren de gebruikers- en organisatie-identificatoren en het e-mailadres van de actieve sessie.

Wat uw werkruimte heeft verbruikt

Documenten lezen en de assistent bevragen kost geld per gebruik, dus we leggen per aanroep vast: welke mogelijkheid het was, welk model, hoeveel tokens, wat het kostte en op welk abonnement u zat. In die registraties wordt geen bericht- en geen documentinhoud bewaard — het zijn tellers, en daaraan wordt het tegoed van uw abonnement afgemeten.

Technische logs en analyse

Onze hostingprovider bewaart kortdurende verzoeklogs — URL, status, responstijd, IP-adres en browserinformatie — voor beheer en beveiliging. Vercel Web Analytics en Speed Insights ontvangen daarnaast cookieloze, geaggregeerde pagina- en prestatiemetingen op uitgerolde versies van de site. Google Analytics laadt alleen als u het accepteert en verzamelt dan pagina- en interactiegegevens, bij benadering de locatie, browser- en apparaatinformatie en een pseudonieme cookie-identificatie. Weigeren laat Google Analytics ongeladen, en u kunt zich altijd bedenken via de voettekst.

We houden ook onze eigen registratie bij van de activiteit binnen een aangemelde werkruimte. Wanneer iemand in uw werkruimte een pagina in de app opent, slaan we op welke werkruimte, welke gebruiker, welke pagina en wanneer. Record-identificatoren worden vervangen voordat de pagina wordt opgeslagen, dus we bewaren /app/income/:id in plaats van het adres van een bepaalde factuur — we zien dat er facturen zijn geopend, niet welke. Niets van wat u typt wordt bewaard: geen zoektermen, geen formulierinhoud, geen klantnamen. Dit valt niet onder toestemming zoals de analyse hierboven, omdat het activiteit in een account vastlegt in plaats van een bezoeker te volgen, en het is wat ons vertelt welke delen van het product het waard zijn te behouden.

Deze registraties overleven uw account, zonder uw naam erop. We bewaren uw identiteit daarbij 180 dagen na uw laatste activiteit. Daarna — en meteen als u uw account verwijdert of als uw werkruimte wordt verwijderd — worden de identificatoren vervangen door een willekeurige vervanger en houden we geen enkele registratie bij van wat die verving. Dat is geen versleuteling en geen code die we konden opzoeken: de koppeling is vernietigd, dus we kunnen die rijen niet terug in u veranderen, en iemand die ze bemachtigt evenmin. De exacte tijden worden op datzelfde moment op de dag afgerond, zodat ze niet naast andere gegevens gelegd kunnen worden om te achterhalen wie u was.

We bewaren de rijen zelf omdat we daaraan zien hoeveel mensen het product in een voorbije maand hebben gebruikt, en ze wissen zou veranderen wat we weten over een periode die al voorbij is. Wat overblijft is dat iemand — één persoon, consistent, over die dagen — deze pagina’s heeft geopend. Wat niet overblijft, is welke persoon.

Wie ze verder ontvangt

Elk hiervan is een bedrijf dat een deel van uw gegevens verwerkt zodat een functie kan werken. De meeste gelden alleen als u de functie gebruikt waar ze bij horen.

We halen ook gegevens bij de volgende bronnen, zonder iets over u te versturen: Europese Centrale Bank — Dagelijks gepubliceerde referentiekoersen, volgens schema opgehaald. Het verzoek bevat geen informatie over u of uw werkruimte.

Anthropic stelt dat invoer en uitvoer van de standaard commerciële API standaard niet worden gebruikt om haar generatieve modellen te trainen en binnen 30 dagen automatisch uit haar backend worden verwijderd, behoudens de door haar genoemde uitzonderingen voor de wet, handhaving van veiligheidsbeleid of een afwijkende overeenkomst. Die periode aan de kant van de aanbieder staat los van het gespreks- of documentrecord dat u in invoiso bewaart.

De mailboxkoppeling, specifiek

Als u een Google-account koppelt, vraagt invoiso één scope aan: gmail.readonly. Het kan berichten en bijlagen lezen; het kan niets versturen, verwijderen of wijzigen in uw mailbox. Het zoekt naar leveranciersdocumenten en boekt ze als uitgaven, en de gevonden documenten worden gelezen zoals een upload — wat betekent dat hun inhoud de hierboven genoemde modelaanbieder bereikt.

Het gebruik door invoiso van informatie die via Google-API’s wordt ontvangen, voldoet aan het Beleid voor gebruikersgegevens van Google API-services, inclusief de Limited Use-vereisten. Concreet: we gebruiken die gegevens uitsluitend om de documentfunctie te leveren waarvoor u ze hebt gekoppeld, we geven ze niet door behalve voor zover nodig om die functie te leveren of te beveiligen (waaronder het model dat de documenten leest), en we gebruiken ze niet voor advertenties. Menselijke toegang is beperkt tot gevallen die u uitdrukkelijk aanvraagt voor ondersteuning, tot een beveiligings- of misbruikonderzoek, of tot een wettelijke verplichting.

Het vernieuwingstoken dat de koppeling in stand houdt, wordt versleuteld voordat het wordt opgeslagen. U kunt de mailbox op elk moment ontkoppelen in Instellingen, waarmee het token wordt verwijderd, en u kunt de toegang los daarvan intrekken via uw Google-accountmachtigingen.

Beslissingen genomen zonder mens

invoiso kan onbeheerd op uw records handelen, en u bepaalt hoe ver. Elk gebied hieronder heeft 4 instellingen, van “bereid het voor en wacht op mij” tot “doe alles wat veilig kan”. De gebieden, en wat handelen in elk daarvan betekent, worden gelezen uit de module die ze afdwingt:

• Uitgaven herkennen uit documenten — Elk document wordt hoe dan ook gelezen en geboekt. Dit bepaalt welke daarvan duidelijk genoeg zijn om mee te tellen zonder dat u eerst kijkt. Een uitgave bevestigen zet de cijfers in uw rapporten en de aantallen in de voorraad.
• Banktransacties reconciliëren — Elke transactie wordt gekoppeld aan het document dat ze het waarschijnlijkst afwikkelt — geld binnen tegen een factuur, geld buiten tegen een leveranciersfactuur. Dit bepaalt welke van die koppelingen zonder u worden vastgelegd. Een leveranciersfactuur zonder eigen referentie is alleen te herkennen aan leverancier en bedrag, dus die wachten op een hogere stand. Een ontvangst vastleggen wikkelt de factuur af en haalt hem uit de lijst met achterstallige posten; een uitgaande betaling vastleggen verlaagt wat er op de leveranciersfactuur openstaat. Op de hoogste stand worden transacties waarvan wordt geoordeeld dat ze niets afwikkelen apart gezet.
• Een wijziging accepteren van waar een leverancier wordt betaald — Elk rekeningnummer dat op een leveranciersfactuur staat, wordt hoe dan ook gelezen en vergeleken met de kaart van de leverancier. Dit bepaalt welke van die wijzigingen zonder u op de kaart terechtkomen. Een eerste rekening wordt nooit tegengehouden — de fraude waartegen dit beschermt is een wijziging, geen aankomst — en een rekening die alle vastgelegde rekeningen vervangt, wacht op een hogere stand dan een die ernaast bij komt. Een wijziging accepteren verlegt waarheen een betaalbestand het geld van deze leverancier stuurt. Er wordt niets stilletjes terzijde geschoven: het bestand noemt elke leverancier van wie de rekening sinds het vorige is gewijzigd.

Alles wat op deze manier gebeurt, wordt vastgelegd met de reden waarom het gebeurde en kan ongedaan worden gemaakt. Geautomatiseerde verwerking is hier een gemak in plaats van een oordeel over een persoon: ze beslist wat er geboekt en wat er gematcht wordt, niet iets over u of uw klanten. U kunt elk gebied op elk moment terugzetten op de voorzichtigste stand, in Instellingen.

Waar de gegevens staan

De database, de bestandsopslag en de hosting zijn elk vastgezet op één regio, gekozen toen de installatie werd opgezet. Verschillende van de bovengenoemde bedrijven opereren wereldwijd en kunnen gegevens buiten die regio verwerken — met name Clerk, Stripe, Google en de modelaanbieder. Waar regels voor grensoverschrijdende doorgifte gelden, gebruiken we de contractuele en andere waarborgen van die aanbieders. Als de precieze regio of het doorgiftemechanisme voor uw bedrijf van belang is, neem dan contact op voordat u de betreffende functie gebruikt.

Hoe lang we ze bewaren

Records van een werkruimte blijven zolang de werkruimte actief is, tenzij u ze verwijdert of ons vraagt de werkruimte te verwijderen. We laten kernbedrijfsgegevens op dit moment niet verlopen alleen omdat ze oud zijn: een factuur van drie jaar geleden blijft beschikbaar omdat bedrijven die vaak nodig hebben voor hun administratie. Persoonsgegevens bewaren we alleen zolang ze nodig zijn om de dienst te leveren en te beveiligen, aan wettelijke of boekhoudkundige verplichtingen te voldoen of claims af te handelen.

Het verwijderen van een werkruimte gebeurt bewust niet direct. Het verzoek zegt uw abonnement meteen op en wacht dan30 dagenvoordat er iets wordt vernietigd, zodat een per ongeluk uitgevoerde verwijdering te herstellen is door het ons binnen dat venster te laten weten. Er wordt in die tijd niets verwijderd.

Twee dingen zijn specifiek de moeite waard. Een document dat u verwijdert, verwijdert het actieve record en het opgeslagen bestand. Eenvoltooid ondertekend documentis bewust moeilijker kwijt te raken — het certificaat bestaat om later bewijs te zijn — dus bij het vernietigen ervan blijft het ondertekenspoor bewaard. Logs van dienstverleners, beveiligingsgegevens en back-ups kunnen aparte, beperkte verwijdercycli volgen, en een verwijderverzoek dekt mogelijk geen gegevens die we wettelijk of voor een rechtsvordering moeten bewaren. We leggen elke uitzondering die geldt uit.

Wat u kunt vragen

• Een kopie van uw gegevens.Facturen downloadt u als pdf en rapporten exporteert u als spreadsheets vanuit de app. Voor alles wat over u wordt bewaard in één machineleesbaar bestand: mail ons — dat wordt door een mens afgehandeld en niet door een knop.
• Verwijdering.Uw organisatie verwijderen beëindigt de dienst en start eenrespijtperiode van 30 dagen: uw abonnement wordt meteen opgezegd, er wordt nog niets verwijderd, en als u het ons binnen die 30 dagen laat weten, wordt alles ongeschonden hersteld. Daarna wordt de werkruimte vernietigd — haar records, haar opgeslagen bestanden en de toegang die ze had verleend aan een gekoppeld boekhoudpakket of postvak. Een beperkte vastlegging dat de verwijdering plaatsvond blijft bewaard, en we kunnen meer bewaren waar een juridische, beveiligings- of claimgerelateerde reden dat vereist. Als u liever hebt dat wij het voor u doen, of het eerder gedaan wilt hebben, mail ons dan.
• Rectificatievan alles wat niet klopt — het meeste kunt u zelf aanpassen.
• Intrekking van toestemming voor Google Analytics, via de link “Cookie-instellingen” in de voettekst.

Afhankelijk van waar u woont en waarom de gegevens worden verwerkt, hebt u mogelijk ook het recht de verwerking te beperken of ertegen bezwaar te maken, overdraagbare gegevens te ontvangen, toestemming in te trekken en een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit. Op deze rechten bestaan wettelijke uitzonderingen: verwijdering is bijvoorbeeld niet mogelijk voor gegevens die we wettelijk moeten bewaren. Stuur verzoeken naar privacy@invoiso.com. Mogelijk moeten we uw identiteit verifiëren; we streven ernaar zonder onnodige vertraging en normaal gesproken binnen 30 dagen te reageren. Als het toepasselijke recht een andere termijn toestaat of vereist, laten we dat weten.

Cookies, lokale opslag en vergelijkbare technieken

• Essentieel— lokale opslag voor de factuur waar u mee bezig bent, uw opgeslagen facturen en uw instellingen op het gastniveau, plus uw valuta- en landvoorkeuren op de openbare pagina’s. Zonder deze kan de app niet werken.
• Authenticatie— het sessiecookie van Clerk, geplaatst wanneer u zich aanmeldt.
• Analyse— de cookies van Google Analytics, die pas na uw acceptatie worden geladen. Vercel Web Analytics en Speed Insights meten geaggregeerd verkeer en prestaties zonder cookies.

Kinderen

invoiso is een zakelijk hulpmiddel en is niet gericht op kinderen. Maak geen account aan en gebruik de dienst niet namens een bedrijf tenzij u daartoe juridisch bekwaam en bevoegd bent.

Contact

Vragen, verzoeken om uw rechten uit te oefenen, verwijderverzoeken, of iets dat we verkeerd hebben gedaan: privacy@invoiso.com.

Wijzigingen

Als we dit beleid wijzigen, werken we de datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan bij. Bij een wezenlijke wijziging geven we waar redelijkerwijs mogelijk aanvullend bericht, en vragen we toestemming waar de wet dat vereist. Zie voor de rest onze Voorwaarden.