Pasukan kewangan + perbelanjaan diwakilkan
Tentukan bil dan invois mana yang perlu diluluskan dan oleh siapa, tahan ia sehingga semua orang yang dinamakan bersetuju, dan simpan kebenaran itu pada dokumen itu sendiri.
Di mana kerja mula berselerak
Sebaik sahaja lebih daripada seorang boleh mengikat wang, kebenaran itu hidup dalam sembang, e-mel dan perbualan di sisi meja. Berbulan kemudian — di hadapan lembaga, juruaudit atau bank — tiada sesiapa dapat menunjukkan siapa yang bersetuju dengan sesuatu pembayaran, atau sama ada sesiapa pun berbuat demikian sebelum ia keluar.
Dengan invoiso
Dokumen yang dinamakan sesuatu peraturan hanya sampai ke buku setelah semua orang yang dinamakan bersetuju, jadi kebenaran diberikan sebelum fail pembayaran disediakan dan bukan disusun semula selepasnya. Setiap permohonan, kelulusan, penolakan dan pelepasan kekal dalam sejarah dokumen itu, lengkap dengan orang dan tarikhnya.
Bagaimana semuanya bercantum
Namakan dokumen yang perlu diluluskan — mengikut siapa yang merekodkannya, pembekal atau pelanggan, kategori, cara ia tiba, atau melebihi sesuatu jumlah — dan namakan orang yang mesti bersetuju. Apabila dua peraturan meliputi dokumen yang sama, semua orang yang dinamakan kedua-duanya akan ditanya.
Bil yang dinamakan sesuatu peraturan tidak boleh disahkan dan invois tidak boleh dikeluarkan sehingga semua orang yang dinamakan bersetuju. Satu penolakan menghantarnya semula berserta sebab, dan tiada sesiapa pernah diminta meluluskan kerjanya sendiri.
Setiap permohonan, keputusan dan pelepasan ditulis ke dalam sejarah dokumen lengkap dengan orang dan tarikhnya, jadi jawapan kepada siapa yang meluluskan ini ada pada rekod dan bukan dalam peti masuk seseorang.
Apa yang menjadikannya berfungsi
Buka mana-mana ciri untuk melihat dengan lebih dekat apa yang dilakukannya, pelan mana yang memuatnya dan skrin produk apa yang ada di sebaliknya.
Tulis peraturan tentang dokumen mana yang perlu diluluskan dan oleh siapa — siapa yang merekodkannya, pembekal mana, kategori apa, bagaimana ia tiba, melebihi jumlah berapa. Dokumen yang dinamakan sesuatu peraturan tidak boleh disahkan atau dikeluarkan sehingga semua orang yang dinamakan peraturan itu bersetuju, dan satu penolakan menghantarnya semula berserta sebab. Tiada sesiapa meluluskan kerja sendiri, sama sekali. Apabila dua peraturan meliputi dokumen yang sama, semua orang yang dinamakan kedua-duanya akan ditanya. Dokumen yang tidak dinamakan mana-mana peraturan tidak memerlukan kelulusan, jadi menghidupkan fungsi ini tidak menahan apa-apa sehingga anda menulis peraturan pertama. Dan pemilik boleh meloloskan sesuatu dokumen tanpa kelulusannya, dengan sebab yang kekal dalam rekod selama-lamanya.
Lihat ciri iniDisertakan dalam setiap pelanRekodkan bayaran penuh atau sebahagian kepada pembekal, termasuk dalam mata wang lain atau terhadap nota kredit. Baki tertunggak dan umur hutang dikira daripada tarikh matang setiap bil; bil tanpa tarikh matang kekal terhutang tanpa ditanda lewat.
Lihat ciri inidari Business ke atasSemak butiran bank yang dibaca daripada setiap bil, simpan akaun yang disahkan pada pembekalnya dan eksport bil belum dibayar yang dipilih sebagai fail pembayaran ISO 20022. Perubahan dan butiran yang tiada ditandakan sebelum dimuat turun; invoiso tidak pernah meneka butiran akaun atau memindahkan wang.
Lihat ciri iniCompleteSetiap invois, bil, kenalan dan produk membawa sejarahnya sendiri: siapa mengubahnya, bila, dan sama ada ia seorang pengguna, pembantu, atau aplikasi yang bersambung. Pada Complete, setiap catatan turut menyenaraikan medan yang berubah dan nilainya sebelum itu.
Lihat ciri iniCompleteBeri semua yang bekerja pada kira-kira akses kepada rekod yang sama, bukannya menghantar eksport melalui e-mel. Keluarkan seseorang sekali dan aksesnya hilang di seluruh ruang kerja.
Lihat ciri iniDisertakan dalam setiap pelanTetapkan sejauh mana kira-kira sudah lengkap dan tiada apa-apa boleh menulis di sebalik garis itu — bukan anda, bukan pembantu, bukan juga larian automatik. Sempadannya bergerak ke hadapan dengan sendirinya, bukan bergantung pada ingatan seseorang.
Lihat ciri iniBeginilah rupanya dalam invoiso
Tidak. Dokumen yang tidak dinamakan mana-mana peraturan tidak memerlukan kelulusan, jadi suisnya sendiri tidak mengubah apa-apa. Peraturan pertama yang anda tulis itulah yang mula menahan dokumen.
Tidak. Orang yang merekodkan dokumen dan orang yang memohon kelulusan kedua-duanya dikecualikan, walaupun sesuatu peraturan menamakan mereka. Peraturan yang satu-satunya peluluskannya ialah orang yang merekodkan dokumen itu akan ditolak, bukan dibiarkan lalu.
Pemilik atau pentadbir boleh meloloskan sesuatu dokumen tanpa kelulusannya, dan mesti menaip sebab. Pelepasan itu berserta sebabnya kekal dalam sejarah dokumen.
Mula mengikut rentak anda
