Équipes finance + dépenses déléguées
Décidez quelles factures fournisseurs et clients doivent être validées et par qui, retenez-les jusqu’à l’accord de toutes les personnes désignées, et gardez l’autorisation sur le document lui-même.
Là où le travail se disperse
Dès que plusieurs personnes peuvent engager de l’argent, l’autorisation vit dans les messageries, les e-mails et une conversation au coin d’un bureau. Des mois plus tard — pour un conseil, un auditeur ou une banque — personne ne peut montrer qui a accepté un paiement, ni même si quelqu’un l’a fait avant qu’il ne parte.
Avec invoiso
Un document désigné par une règle n’entre dans les livres qu’une fois l’accord de toutes les personnes nommées obtenu : l’autorisation a donc lieu avant la remise de paiement au lieu d’être reconstituée après. Chaque demande, validation, refus et passage en force figure dans l’historique du document, avec la personne et la date.
Comment tout s’assemble
Désignez les documents à faire valider — selon la personne qui les a saisis, le fournisseur ou le client, la catégorie, le canal d’arrivée ou un montant — puis désignez les personnes qui doivent donner leur accord. Lorsque deux règles couvrent le même document, toutes les personnes que les deux désignent sont sollicitées.
Une facture fournisseur désignée par une règle ne peut être confirmée et une facture client ne peut être émise tant que toutes les personnes nommées n’ont pas donné leur accord. Un seul refus la renvoie avec un motif, et personne n’est jamais invité à valider son propre travail.
Chaque demande, décision et passage en force est inscrit dans l’historique du document avec la personne et la date : la réponse à « qui a validé ceci ? » se trouve dans l’enregistrement, pas dans la boîte mail de quelqu’un.
Ce qui le fait fonctionner
Ouvrez une fonctionnalité pour voir de plus près ce qu’elle fait, dans quelle offre elle est incluse et l’écran du produit qui la porte.
Écrivez des règles définissant quels documents doivent être validés et par qui — qui les a saisis, quel fournisseur, quelle catégorie, par quel canal ils sont arrivés, au-delà de quel montant. Un document désigné par une règle ne peut être confirmé ni émis tant que toutes les personnes nommées n’ont pas donné leur accord, et un seul refus le renvoie avec un motif. Personne ne valide jamais son propre travail. Lorsque deux règles couvrent le même document, toutes les personnes que les deux désignent sont sollicitées. Un document qu’aucune règle ne désigne n’a besoin d’aucune validation : activer la fonction ne bloque donc rien tant que vous n’avez pas écrit la première règle. Et un propriétaire peut faire passer un document sans ses validations, avec un motif qui reste consigné définitivement.
Voir la fonctionnalitéInclus dans toutes les formulesEnregistrez des paiements fournisseurs totaux ou partiels, y compris dans une autre devise ou contre un avoir. Les soldes et la balance âgée se calculent à partir de l’échéance de chaque justificatif ; un justificatif sans échéance reste dû sans être marqué en retard.
Voir la fonctionnalitéà partir de BusinessVérifiez les coordonnées bancaires lues sur chaque justificatif, enregistrez les comptes confirmés sur le fournisseur et exportez les justificatifs impayés sélectionnés dans un fichier de paiement ISO 20022. Les changements et les informations manquantes sont signalés avant le téléchargement ; invoiso ne devine jamais des coordonnées et ne déplace pas d’argent.
Voir la fonctionnalitéCompleteChaque facture, justificatif, contact et produit porte son propre historique : qui a modifié, quand, et s’il s’agissait d’une personne, de l’assistant ou d’une application connectée. Dans Complete, chaque entrée liste aussi les champs modifiés et leur valeur précédente.
Voir la fonctionnalitéCompleteDonnez à tous ceux qui travaillent sur les comptes l’accès aux mêmes enregistrements plutôt que d’échanger des exports par e-mail. Retirez quelqu’un une fois et son accès disparaît de tout l’espace de travail.
Voir la fonctionnalitéInclus dans toutes les formulesIndiquez jusqu’où les comptes sont complets et plus rien n’écrit derrière cette limite — ni vous, ni l’assistant, ni une exécution automatique. La limite avance d’elle-même au lieu de dépendre de la mémoire de quelqu’un.
Voir la fonctionnalitéDans invoiso
Non. Un document qu’aucune règle ne désigne n’a besoin d’aucune validation : l’activation seule ne change rien. C’est la première règle que vous écrivez qui commence à retenir des documents.
Non. La personne qui a saisi le document et celle qui a demandé la validation sont exclues, même si une règle les désigne. Une règle dont le seul validateur est la personne qui a saisi le document est refusée plutôt qu’acceptée.
Un propriétaire ou un administrateur peut faire passer un document sans ses validations, et doit saisir un motif. La dérogation et son motif restent dans l’historique du document.
Commencez à votre rythme
