Equipas financeiras + despesa delegada
Decida que faturas de fornecedor e de cliente precisam de aprovação e de quem, retenha-as até todas as pessoas indicadas concordarem e mantenha a autorização no próprio documento.
Onde o trabalho se dispersa
Assim que mais do que uma pessoa pode comprometer dinheiro, a autorização vive no chat, no e-mail e numa conversa junto a uma secretária. Meses depois — perante um conselho, um auditor ou um banco — ninguém consegue mostrar quem concordou com um pagamento, nem se alguém o fez antes de este sair.
Com o invoiso
Um documento indicado por uma regra só chega aos livros depois de todas as pessoas indicadas concordarem, pelo que a autorização acontece antes do ficheiro de pagamentos em vez de ser reconstruída depois. Cada pedido, aprovação, recusa e exceção fica no histórico do próprio documento, com a pessoa e a data.
Como tudo se junta
Indique os documentos que precisam de aprovação — por quem os registou, por fornecedor ou cliente, por categoria, pela forma como chegaram ou a partir de um valor — e indique as pessoas que têm de concordar. Quando duas regras abrangem o mesmo documento, são consultadas todas as pessoas que ambas indicam.
Uma fatura de fornecedor indicada por uma regra não pode ser confirmada e uma fatura de cliente não pode ser emitida enquanto todas as pessoas indicadas não concordarem. Uma única recusa devolve-a com um motivo, e nunca se pede a ninguém que aprove o seu próprio trabalho.
Cada pedido, decisão e exceção é escrito no histórico do documento com a pessoa e a data, por isso a resposta a «quem aprovou isto?» está no registo e não na caixa de correio de alguém.
O que o sustenta
Abra qualquer funcionalidade para ver de perto o que faz, em que plano está incluída e que ecrã do produto está por trás.
Escreva regras sobre que documentos precisam de aprovação e de quem — quem os registou, que fornecedor, que categoria, como chegaram, acima de que valor. Um documento indicado por uma regra não pode ser confirmado nem emitido enquanto todas as pessoas indicadas não concordarem, e uma única recusa devolve-o com um motivo. Ninguém aprova o seu próprio trabalho, nunca. Quando duas regras abrangem o mesmo documento, são consultadas todas as pessoas que ambas indicam. Um documento que nenhuma regra indica não precisa de aprovação, por isso ativar esta função não trava nada até escrever a primeira regra. E um proprietário pode deixar passar um documento sem as suas aprovações, com um motivo que fica registado para sempre. Um documento que nenhuma regra nomeia pode, mesmo assim, ser enviado a pessoas específicas, pelo nome: todas têm de aprovar, uma fatura de fornecedor confirmada volta a revisão até lá, e nada dentro de um período fechado pode ser enviado.
Ver a funcionalidadeIncluído em todos os planosRegiste pagamentos totais ou parciais a fornecedores, mesmo noutra moeda ou contra uma nota de crédito. Os saldos em aberto e a antiguidade resultam do vencimento de cada documento; um documento sem vencimento continua em dívida sem ser marcado como atrasado.
Ver a funcionalidadea partir de BusinessReveja os dados bancários lidos em cada documento, guarde as contas confirmadas no fornecedor e exporte os documentos por pagar selecionados como ficheiro de pagamento ISO 20022. Alterações e dados em falta são assinalados antes da transferência; o invoiso nunca adivinha dados de conta nem movimenta dinheiro.
Ver a funcionalidadeCompleteCada fatura, documento de fornecedor, contacto e produto tem o seu próprio histórico: quem alterou, quando e se foi uma pessoa, o assistente ou uma aplicação associada. No Complete cada entrada indica ainda os campos que mudaram e o que eram antes.
Ver a funcionalidadeCompleteDê a todos os que trabalham nas contas acesso aos mesmos registos em vez de trocarem exportações por email. Retire alguém uma vez e o acesso dessa pessoa desaparece em toda a área de trabalho.
Ver a funcionalidadeIncluído em todos os planosIndique até onde as contas estão completas e nada escreve para trás dessa linha — nem você, nem o assistente, nem uma execução automática. O limite avança sozinho em vez de depender de alguém se lembrar.
Ver a funcionalidadeAssim se vê no invoiso
Não. Um documento que nenhuma regra indica não precisa de aprovação, por isso o interruptor por si só não muda nada. É a primeira regra que escrever que começa a reter documentos.
Não. A pessoa que registou o documento e a que pediu a aprovação ficam excluídas, mesmo que uma regra as indique. Uma regra cujo único aprovador é quem registou o documento é recusada em vez de aceite.
Um proprietário ou um administrador pode fazer avançar um documento sem as suas aprovações, e tem de escrever um motivo. A exceção e o seu motivo ficam no histórico do documento.
Comece ao seu ritmo
