Equipos financieros + gasto delegado
Decida qué facturas de proveedor y de cliente necesitan aprobación y de quién, reténgalas hasta que todas las personas designadas den su conformidad y conserve la autorización en el propio documento.
Donde el trabajo se dispersa
En cuanto más de una persona puede comprometer dinero, la autorización vive en el chat, en el correo y en una conversación junto a una mesa. Meses después —ante un consejo, un auditor o un banco— nadie puede mostrar quién aceptó un pago, ni si alguien lo hizo antes de que saliera.
Con invoiso
Un documento que una regla nombra no llega a los libros hasta que todas las personas designadas han dado su conformidad, así que la autorización ocurre antes de la remesa de pagos en lugar de reconstruirse después. Cada solicitud, aprobación, rechazo y excepción queda en el historial del propio documento, con la persona y la fecha.
Cómo encaja todo
Nombre los documentos que necesitan aprobación —según quién los registró, el proveedor o el cliente, la categoría, cómo llegaron o a partir de un importe— y nombre a las personas que deben dar su conformidad. Cuando dos reglas cubren el mismo documento, se pregunta a todas las personas que ambas nombran.
Una factura de proveedor que una regla nombra no puede confirmarse y una de cliente no puede emitirse hasta que todas las personas designadas hayan aceptado. Un solo rechazo la devuelve con un motivo, y nunca se pide a nadie que apruebe su propio trabajo.
Cada solicitud, decisión y excepción se escribe en el historial del documento con la persona y la fecha, de modo que la respuesta a «¿quién aprobó esto?» está en el registro y no en el correo de alguien.
Qué lo hace funcionar
Abra cualquier función para ver con detalle qué hace, en qué plan se incluye y qué pantalla del producto hay detrás.
Escriba reglas sobre qué documentos necesitan aprobación y de quién: quién los registró, qué proveedor, qué categoría, cómo llegaron, a partir de qué importe. Un documento que una regla nombra no puede confirmarse ni emitirse hasta que todas las personas nombradas hayan dado su conformidad, y un solo rechazo lo devuelve con un motivo. Nadie aprueba su propio trabajo, nunca. Cuando dos reglas cubren el mismo documento, se pregunta a todas las personas que ambas nombran. Un documento que ninguna regla nombra no necesita aprobación, así que activar esto no detiene nada hasta que escriba la primera regla. Y un propietario puede dar salida a un documento sin sus aprobaciones, con un motivo que queda registrado para siempre. Un documento que ninguna regla nombra puede enviarse igualmente a personas concretas, por su nombre: todas tienen que aprobarlo, una factura de proveedor confirmada vuelve a revisión hasta entonces, y nada dentro de un periodo cerrado puede enviarse.
Ver la funciónIncluido en todos los planesRegistre pagos totales o parciales a proveedores, incluso en otra moneda o contra un abono. Los saldos pendientes y la antigüedad se calculan desde el vencimiento de cada factura; una factura sin vencimiento sigue pendiente sin marcarse como vencida.
Ver la funcióndesde BusinessRevise los datos bancarios leídos en cada factura, guarde las cuentas confirmadas en el proveedor y exporte las facturas impagadas seleccionadas como fichero de pago ISO 20022. Los cambios y los datos que faltan se señalan antes de descargar; invoiso nunca adivina datos de cuenta ni mueve dinero.
Ver la funciónCompleteCada factura, gasto, contacto y producto lleva su propio historial: quién lo cambió, cuándo y si fue una persona, el asistente o una aplicación conectada. En Complete cada entrada indica además los campos que cambiaron y su valor anterior.
Ver la funciónCompleteDé a todos los que trabajan en las cuentas acceso a los mismos registros en vez de enviarse exportaciones por correo. Retire a alguien una vez y su acceso desaparece de todo el espacio de trabajo.
Ver la funciónIncluido en todos los planesIndique hasta dónde están completas las cuentas y nada podrá escribir por detrás de esa línea: ni usted, ni el asistente, ni una ejecución automática. El límite avanza solo en vez de depender de que alguien se acuerde.
Ver la funciónAsí se ve en invoiso
No. Un documento que ninguna regla nombra no necesita aprobación, así que el interruptor por sí solo no cambia nada. La primera regla que escriba es la que empieza a retener documentos.
No. La persona que registró el documento y la que pidió la aprobación quedan excluidas, incluso si una regla las nombra. Una regla cuyo único aprobador es quien registró el documento se rechaza en lugar de aceptarse.
Un propietario o un administrador puede dar salida a un documento sin sus aprobaciones, y debe escribir un motivo. La excepción y su motivo permanecen en el historial del documento.
Empiece a su ritmo
