Team finance + spesa delegata
Decidi quali fatture passive e attive richiedono un’approvazione e da parte di chi, trattienile finché tutte le persone indicate non hanno acconsentito e conserva l’autorizzazione sul documento stesso.
Dove il lavoro si disperde
Non appena più di una persona può impegnare denaro, l’autorizzazione vive nelle chat, nelle e-mail e in una conversazione accanto a una scrivania. Mesi dopo — davanti a un consiglio, a un revisore o a una banca — nessuno riesce a mostrare chi ha acconsentito a un pagamento, né se qualcuno lo abbia fatto prima che uscisse.
Con invoiso
Un documento indicato da una regola non arriva ai libri finché tutte le persone indicate non hanno acconsentito: l’autorizzazione avviene quindi prima della distinta di pagamento, invece di essere ricostruita dopo. Ogni richiesta, approvazione, rifiuto e forzatura resta nello storico del documento, con la persona e la data.
Come si tiene insieme
Indica i documenti che richiedono un’approvazione — in base a chi li ha registrati, al fornitore o al cliente, alla categoria, a come sono arrivati o a un importo — e indica le persone che devono acconsentire. Quando due regole coprono lo stesso documento, vengono interpellate tutte le persone che entrambe indicano.
Una fattura passiva indicata da una regola non può essere confermata e una fattura attiva non può essere emessa finché tutte le persone indicate non hanno acconsentito. Un solo rifiuto la rimanda indietro con una motivazione, e a nessuno viene mai chiesto di approvare il proprio lavoro.
Ogni richiesta, decisione e forzatura viene scritta nello storico del documento con la persona e la data, così la risposta a «chi ha approvato questo?» sta nel registro e non nella posta di qualcuno.
Cosa lo fa funzionare
Apri una funzionalità per vedere più da vicino cosa fa, in quale piano è inclusa e quale schermata del prodotto c’è dietro.
Scrivi regole su quali documenti devono essere approvati e da chi — chi li ha registrati, quale fornitore, quale categoria, come sono arrivati, oltre quale importo. Un documento indicato da una regola non può essere confermato né emesso finché tutte le persone indicate non hanno dato il proprio accordo, e un solo rifiuto lo rimanda indietro con una motivazione. Nessuno approva mai il proprio lavoro. Quando due regole coprono lo stesso documento, vengono interpellate tutte le persone che entrambe indicano. Un documento che nessuna regola indica non richiede approvazione: attivare la funzione non blocca quindi nulla finché non scrivi la prima regola. E un titolare può far passare un documento senza le sue approvazioni, con una motivazione che resta agli atti per sempre.
Vedi la funzionalitàIncluso in tutti i pianiRegistra pagamenti ai fornitori totali o parziali, anche in un’altra valuta o a fronte di una nota di credito. Saldi aperti e scadenzario si calcolano dalla scadenza di ogni documento; un documento senza scadenza resta dovuto senza risultare in ritardo.
Vedi la funzionalitàda Business in suControlla le coordinate bancarie lette da ogni documento, salva i conti confermati sul fornitore ed esporta i documenti non pagati selezionati come file di pagamento ISO 20022. Modifiche e dati mancanti vengono segnalati prima del download; invoiso non indovina mai le coordinate e non muove denaro.
Vedi la funzionalitàCompleteOgni fattura, documento fornitore, contatto e prodotto porta la propria storia: chi ha modificato, quando e se è stata una persona, l’assistente o un’app collegata. In Complete ogni voce elenca anche i campi modificati e il loro valore precedente.
Vedi la funzionalitàCompleteDai a chiunque lavori sui conti l’accesso agli stessi documenti invece di scambiarvi esportazioni via email. Rimuovi una persona una volta e il suo accesso sparisce da tutta l’area di lavoro.
Vedi la funzionalitàIncluso in tutti i pianiIndica fin dove i conti sono completi e nulla potrà scrivere dietro quella linea: né tu, né l’assistente, né un’esecuzione automatica. Il confine avanza da solo invece di dipendere dalla memoria di qualcuno.
Vedi la funzionalitàCome appare in invoiso
No. Un documento che nessuna regola indica non richiede approvazione, quindi l’interruttore da solo non cambia nulla. È la prima regola che scrivi a iniziare a trattenere documenti.
No. La persona che ha registrato il documento e quella che ha chiesto l’approvazione sono escluse, anche se una regola le indica. Una regola il cui unico approvatore è chi ha registrato il documento viene rifiutata anziché accettata.
Un titolare o un amministratore può far passare un documento senza le sue approvazioni, e deve scrivere una motivazione. La forzatura e la sua motivazione restano nello storico del documento.
Inizia con i tuoi tempi
